Alert – nu is het jouw beurt

Met automatische emails kun je het consolidatieproces een stuk eenvoudiger maken. Hoe richt je proces control goed in, en met verschillende review levels? 3 stappen om de email alerts te activeren.

Door het inzetten van Proces Control Management kun je de verantwoordelijke personen automatisch een email alert sturen bij een wijziging in de status. Dit kan op verschillende lagen van input en review, waardoor je het proces eenvoudig kunt versoepelen.

Hoe werkt het?

Als we bijvoorbeeld de status op ‘First pass’ zetten, krijgen alle verantwoordelijke personen automatisch een email dat die periode/entiteit/scenario openstaat. Zij kunnen dan aan de slag met de import, dan wel invoer. Als vervolgens de status van ‘First Pass’ naar ‘Review level 1’ gaat, krijgen de verantwoordelijke reviewers een email alert over de status wijzigingen. Ook degene die de status wijziging uitvoert krijgt hiervan een bevestigingsemail. Dit maakt de workflow rondom de consolidatie overzichtelijker.

Email alerts in de praktijk

Hieronder een wijziging van de status in Proces Control van ‘Not started’ naar ‘First Pass’ en vervolgens de email die wordt verstuurd:

De comment/toelichting die wordt meegegeven staat ook in de verstuurde email:

 

Hoe activeer je de email alerts?

Het activeren van de email alerts bestaat uit drie setup stappen:

Stap 1. De metadata

Zet bij het betreffende scenario in de metadata de property ‘Enable Process Management’ op ‘A’ (i.p.v. ‘Y’). Vergeet niet te ‘deployen’.

Stap 2. Gebruikersrollen

Geef de gebruikers de rol ‘Receive Alerts for Process Control’.

Stap 3. Aanzetten

Set ‘Enable Email Alerts’ in access control bij de juiste groep/persoon. Gebruik vervolgens de rechtermuisknop bij de combinatie van de security class en kies ‘Enable Email Alerts’.

Benut de volle kracht van HFM

Deze eenvoudige stappen kunnen het proces een stuk soepeler maken. En zo zijn er nog veel meer manieren om HFM volop te benutten. Ga jij al volle kracht vooruit?

Tekst: Bert Dotinga