Cases & inspiratie

Betrouwbare cijfers bij Parnassia

De Parnassia Groep, gespecialiseerd in geestelijke gezondheidszorg, is ontstaan uit een aantal fusies. De nieuwe organisatie heeft behoefte aan betrouwbare en accurate cijfers. Een bewuste keuze voor het uitbesteden van het beheer van SAP BPC geeft hierin een goede ondersteuning.
v.l.n.r. Leon van Beurden, Olaf Looije (Swap Support), Gerben Gerritsen en Gert-Jan van den Berg (Finext Performance Management).

De Parnassia Groep is ontstaan uit een groot aantal fusies. In 2008 is er een BV-structuur gekomen, met een bijbehorende consolidatieplicht,” vertelt Gerben Gerritsen van Parnassia Groep. De groep, met ruim 8.000 medewerkers en 560 locaties, biedt een breed scala van specialisaties en topklinische geestelijke gezondheidszorg. “De herstructurering had veel voeten in aarde, waarbij we voor de consolidatie Excel gebruikten. Consolideren in Excel brengt echter grote nadelen met zich mee, zoals de input van de data en het gevaar van fouten. Dit wilden we professionaliseren. Daarnaast wilden we vanuit finance meer body geven aan de controles binnen het consolidatieproces.”

De Parnassia Groep kiest voor SAP BPC als haar nieuwe consolidatieoplossing. Dit is een logische stap nadat de organisatie al eerder SAP BPC heeft gekozen voor haar planningsproces. “In 2010 hebben we SAP BPC geïmplementeerd voor de ondersteuning van het begrotings- en prognoseproces. Het wordt gebruikt voor rapportages en sturing rondom personeel en uren,” vertelt Leon van Beurden van Parnassia Groep.

Keten van beheer en project

Het beheer rondom SAP BPC besteedt Parnassia Groep al sinds de implementatie van de planningsoplossing uit aan Swap Support. “Vorig jaar stonden we voor de vraag in welke tool we de consolidatie willen gaan doen. De mensen van Swap Support vertelden ons dat hun zusterorganisatie Finext een consolidatietemplate in SAP BPC heeft ontwikkeld. Vanuit deze ‘FIT-template’ kan snel worden geïmplementeerd.”

De samenwerking tussen Swap Support en Finext garandeert de naadloze integratie tussen project en beheer.

Leon van Beurden, Parnassia Groep

“Meestal maken we onderscheid tussen changes en projecten,” vertelt Olaf Looije van Swap Support. “De changes pakken wij vanuit onze beheerrol bij Swap Support op, voor de projecten trekken we met onze zusterorganisatie Finext op.” Zowel Gerben als Leon zijn positief over deze keten rondom Performance Management. Gerben: “Ik merk niet dat het twee bedrijven zijn, maar ervaar het als één kennisgedreven team.” “Dat is heel prettig werken,” beaamt Leon. ”De samenwerking garandeert de naadloze integratie tussen project en beheer.”

Eén is geen

De Parnassia Groep kiest heel bewust voor het uitbesteden van het beheer van de Performance Managementoplossing. “Het biedt ons een ‘fall back’ voor de momenten dat ik ergens niet uitkom,” vertelt Leon. “Eén is geen, en met de support vanuit Swap Support sta ik er niet alleen voor. “ Olaf: “Soms komen er projecten of extra informatievragen, waarbij we samen sparren over wat de meest handige oplossing is. Acht van de tien keer kan Leon na het sparren weer zelf verder. De andere twee keer helpen we. Zo waren er bij de planningsapplicatie performance issues, die we gezamenlijk hebben opgelost.” “Ik heb veel vertrouwen in de collega’s van Swap Support. Bij elke vraag word ik teruggebeld en geholpen,” zegt Leon.

Eenvoudige implementatie via FIT-template

De implementatie van de nieuwe consolidatieoplossing wordt eenvoudiger door de inzet van de FIT-template. “Deze FIT-template is gebaseerd op best practices en de gecombineerde ervaringen van Finexters,” legt Gert-Jan van den Berg van Finext uit. “Hiermee kun je snel een gedegen implementatie van een consolidatieoplossing realiseren.” “We hebben eerst verkennende workshops gehouden, om te beoordelen of de template een passende oplossing biedt,” vertelt Olaf. “Dit blijkt goed aan te sluiten, zeker komende vanuit een Excel-achtergrond zoals bij Parnassia. Achter de template zit veel ervaring, die je dan makkelijk tot je kunt nemen.”

“Het is zonde om het wiel opnieuw uit te vinden,” zegt Gerben. “De best practices van de template brengen eenvoud,“ vertelt Gert-Jan. “Je kunt beginnen bij de basis. Voldoet dit, en wat hebben we eventueel aanvullend nog nodig?” De template biedt de mogelijkheid om extra functionaliteiten toe te voegen. Bij Parnassia Groep blijkt een drill through een gewenste aanvulling te zijn. “Het toevoegen van de drill through aan de template verliep prima, de drill through passen we nu zelfs ook toe in de planningsoplossing,” vertelt Leon.

Eenvoudig keuzes maken

Tijdens de implementatie van een nieuw consolidatieproces moeten een aantal keuzes gemaakt worden. De template blijkt een goed handvat te bieden. “De afstemming in de sessies vooraf is heel belangrijk,” zegt Gerben. “Daar helpt de template ook bij, om in de sessie alvast de noten te kraken voor de implementatie.” “Neem bijvoorbeeld het boeken van de equity pick up. Vanuit Finext hanteren we daar standaard twee verschillende manieren voor, die we makkelijk kunnen uittekenen. Daardoor kunnen we gezamenlijk eenvoudig beslissingen nemen,” vertelt Olaf. “In de sessie werden door Olaf en Gert-Jan kritische vragen gesteld, zodat we keuzes moesten maken,” vult Leon aan.

“Een andere keuze is fundamenteler: waarom niet in de planningstool van SAP BPC?,” vertelt Olaf. “Ons advies is om een applicatie te laten doen wat hij moet doen, in dit geval consolideren.” “We zijn nog steeds blij met deze keuze. Consolideren is eigenlijk een voortraject voor de jaarrekening, en daar kom je ook niet meer op het detailniveau van de kostenplaatsen. Als je dat wel wil doen, wordt het heel complex en bewerkelijk,” zegt Gerben.

“Het verloop was heel positief,” zegt Gerben. “De snelheid, de korte lijntjes en het vertrouwen van de managers waardoor we de ruimte kregen.” “We zijn de week voor kerst begonnen en konden begin februari opleveren,” vertelt Gert-Jan.

Verfijningen

”De enige vertragende factor was de data input uit SAP FICO,” gaat Leon verder. “In SAP BPC hebben we voor bepaalde componenten details nodig, dit was lastig om uit SAP FICO te krijgen.” “In de nieuwe consolidatieoplossing moeten we een aantal verfijningen doen, zoals detailcontroles, die we in Excel niet hoefden te doen,” legt Gerben uit. “Dat levert ons echter ook veel op; zoals de zekerheid dat er geen fouten in zitten. Bovendien hebben we nu geen afhankelijkheid van één persoon meer, er zijn bij ons maar weinig mensen die de consolidatie via Excel-sheets begrijpen. We kunnen straks een deel van de werkzaamheden bij andere collega’s neerleggen, wat ruimte geeft om andere zaken op te pakken.”

Het nieuwe systeem levert ons veel op; zoals de zekerheid dat er geen fouten in zitten.

Gerben Gerritsen, Parnassia Groep

“Daarnaast wil Parnassia Groep elk kwartaal gaan consolideren, in plaats van één keer per jaar. Dan levert de consolidatieoplossing ook meer tijdwinst op,” zegt Olaf. “Het inzicht in de cijfers gaat verbeteren,” concludeert Gerben.

Leon en Gerben hebben al vervolgstappen op het oog. “We willen de kostprijzen nog integreren,” vertel Leon. “Je zou ook een forecast of planning uit de planningsapplicatie naar de consolidatie kunnen halen, zodat je kunt zien of je voor of achter budget loopt. Daarvoor is de mogelijkheid al ingebouwd,” geeft Olaf aan. Gerben verwacht daarnaast nog stappen rondom de cashflow statements. “Ook wij moeten bezuinigen, net als overal in de zorg. Een verdiepingsslag op de cashflow statements helpt daarbij.”

Begin bij de basis

Gevraagd naar een advies voor andere organisaties die een Performance Managementoplossing willen implementeren, zijn Leon en Gerben eensgezind. “Zorg dat je vanuit alle disciplines regelmatig met elkaar om de tafel zit. Doe vooral niet te veel in één keer, maar werk in stappen. Begin, doe een stuk, baken het goed af en ga dan pas verder.“

Tekst: Danielle Gruijs
Beeld: Mariske Krijgsman