Cases & inspiratie

Stabiele managementinformatie geeft rust bij Endemol

Endemol Group, met meer dan 80 dochterondernemingen in 31 landen, zocht naar stabiliteit in haar financiële informatiesystemen. Met de implementatie en vervolgens het uitbesteden van hosting & support van SAP Business Planning and Consolidation is een betrouwbaar managementinformatie platform gecreëerd. Michel Vermeij en Pascal Pater van Endemol vertellen hoe dit zowel voor IT en Group controlling als de eindgebruikers rust geeft.
V.l.n.r.: Michel Vermeij (Endemol), Wietse Mol (Swap Support), Pascal Pater (Endemol)

Endemol Group gebruikt SAP BPC al langere tijd voor haar financiële rapportages. Vorig jaar stond de organisatie voor de keuze tussen interne of externe hosting en beheer. “Er was een momentum om te kijken naar huisvesting van SAP BPC,” vertelt Pascal Pater, Head of Group IT bij Endemol Group. “Historisch gezien is de SAP BPC lastige materie voor de interne ICT organisatie. Systeembeheerders hadden vaak moeite om de SAP BPC oplossing te doorgronden en technisch te beheren, met als gevolg dat in tijden van nood oplossingen niet altijd goed uit de verf kwamen. Mede daarom hebben wij gekozen voor outsourcing naar mensen die verstand hebben van het pakket.”

Als je intern host, zit je al gauw op een achterstand

“Technische IT-mensen hebben moeite met het begrijpen van SAP BPC, zo is gebleken,” zegt Pascal. “Systeembeheerders zijn vaak (te) druk met andere zaken waardoor de aandacht voor SAP BPC soms verzwakt.” Michel Vermeij, controller bij Endemol Group, beaamt dit. “Een systeembeheerder die er wel zoveel van weet, is extern meer waard. Hierdoor zit je al gauw op een achterstand als je intern host. Voor ons een belangrijke beweegreden om hosting en beheer onder te brengen bij een externe partij.”

De keuze voor Swap Support was daarbij een logische, vertelt Pascal. “We werkten al een aantal jaren met Finext rondom de financiële consolidatie en rapportages.” “Swap Support en Finext werken als zusterorganisaties nauw samen in trajecten met zowel implementaties als beheer & onderhoud,” vertelt Wietse Mol. Sinds 2004 is hij nauw betrokken bij de financiële informatiesystemen van Endemol, eerst vanuit Finext en later vanuit Swap Support. “We hadden goede ervaringen met Finext, zowel de ondersteuning als de relatie is goed,“ vult Michel aan.

Piekbelasting op een bedrijfskritisch systeem

“Binnen Endemol Group hebben we complexe systemen die 7 dagen per week, 24 uur per dag beschikbaar moeten zijn,” gaat hij verder. “Bij Endemol denken mensen aan programma’s als ‘Goede Tijden, Slechte Tijden’, maar inmiddels zitten we met meer dan 80 bedrijven in 31 landen en wordt de meerderheid van de omzet in het buitenland gerealiseerd. ’s Nachts wordt er in Australië gewerkt, op zondag in het Midden Oosten. Op al die momenten moet het systeem bereikbaar zijn.”

“Bedrijfkritische financiële rapportagesystemen kenmerken zich bovendien door een hoge piekbelasting,” zegt Michel. “100 man gebruikt het systeem intensief gedurende 3 tot 4 dagen per maand, de rest van de tijd wordt het slechts door een handvol mensen op het hoofdkantoor gebruikt. Daarnaast is het systeem 4 dagen per maand kritisch voor de organisatie, tot aan de Raad van Bestuur toe.”

“Tijdens de piekbelasting hebben we snel een oplossing nodig als er iets mis gaat. Dit is een van de redenen waarom we kozen voor het uitbesteden van beheer & onderhoud, ik wilde gegarandeerd een goede omgeving voor SAP BPC,” zegt Pascal. “Anders ben je aangewezen op de support service van SAP vanuit India, Ierland of de VS, op die afstand word je snel een ticket nummer. Met een lokale partner als Swap Support hebben we directe lijnen en snelle service, zonder logge procedures. Daarmee win je tijd, tijdens een afsluiting essentieel.”

Bedrijfkritische financiële rapportagesystemen kenmerken zich door een hoge piekbelasting.

Michel Vermeij, Endemol Group

“SAP neemt goed de verantwoordelijkheid voor de standaard werking van het standaard product,” zegt Wietse. “Maar veel problemen hebben met het specifieke systeem van de organisatie te maken, waardoor je mensen nodig hebt die het betreffende systeem kennen.”

Migratieproces

Het migratieproces van intern beheer naar outsourcen is goed verlopen, zo vertellen Pascal en Michel. “Swap Support heeft voldoende ruimte gekregen om de technische systemen en infrastructuur goed op te zetten. Daarna is de data migratie probleemloos verlopen,” zegt Pascal. “In plaats van naar deur A gaan we nu naar deur B.” Michel vertelt dat hij vanuit zijn rol zelfs weinig gemerkt heeft van het migratieproces. “De overgang verliep op tijd, we merkten niet veel impact op de financiële processen tijdens de migratie.”

“Vanuit Finext hadden we in het verleden al meerdere migraties gedaan bij versie upgrades van SAP BPC,” vertelt Wietse. “Met deze data migratie en outsourcing naar Swap Support hebben we ook meteen de migratie naar de volgende versie van SAP BPC gedaan.” Michel is positief over de rol van Swap Support. “Swap Support doet er alles aan om het opgelost te krijgen; geen 9-5 mentaliteit, maar gewoon zorgen voor de oplossing.”

Interne rust

“Het levert mij een beheerste, stabiele en veilige omgeving op,” vertelt Pascal. “Ik ben af van patches, servers en dergelijke, terwijl ik alles in de gaten kan houden via rapportages. Zo heb ik toch controle over wie wat in het systeem doet en hoe, tot de systeembeheerders van Swap Support aan toe.”

“Als er iets fout gaat, is er nu een achtervang die het product door en door kent, en ook onze specifieke configuratie,” zegt Michel. “Dit heeft een positief effect op de respons tijd. Als het mis gaat, is het altijd in de afsluiting, en vaak ook nog in de kwartaal- of jaarafsluiting. Je wint dan al een uur als de telefoon meteen wordt opgenomen en de kwestie direct wordt opgelost.”

Swap Support heeft inhoudelijke kennis van het product, de hardware en het operating systeem. Zij kennen onze applicatie goed en begrijpen onze business.

Michel Vermeij, Endemol Group

“Binnen de interne IT-omgeving ontstaat rust,” zegt Pascal. “Hierdoor hebben wij tijd om ons met andere zaken bezig te houden.” Er zijn veel ontwikkelingen binnen Endemol die een effect hebben op de dagelijkse operatie. “We krijgen veel ad hoc vragen, herberekeningen en scenario’s, waar we nu goed aan kunnen voldoen,” zegt Michel. “Dan zie je ook waarom de systemen zo stabiel en flexibel moeten draaien,” gaat Pascal verder.

Imago naar de dochterondernemingen

Ook de eindgebruikers binnen Endemol zijn positief. “Er is een hoge beschikbaarheid van het systeem,” zegt Michel. “De ervaring leert dat het nu beter draait dan hiervoor.” “De bereikbaarheid van het systeem is meer gegarandeerd, de omgeving is veilig. Daarbij is de snelheid en performance van het systeem erg goed,” zegt Pascal. “Het is gewoon een hele goede omgeving.”

Hij ziet nog een bijkomend voordeel. “Het is ook een stuk imago naar de dochterondernemingen; we kunnen vanuit de groep een stabiele omgeving en goede ondersteuning bieden.”

Projecten en beheer & onderhoud als één geheel

Gevraagd naar de ervaringen rondom het combineren van de expertises vanuit Finext en Swap Support, zeggen Pascal en Michel dit als één geheel te zien. “Er is inhoudelijke kennis van het product, de hardware en het operating systeem. Het is op alle fronten een hoogwaardig team dat daar zit, zowel functioneel als technisch,” zegt Michel. “De mensen kennen onze applicatie goed en begrijpen onze business.”

Pascal en Michel zien Wietse als het aanspreekpunt voor de benodigde expertise vanuit de twee zusterorganisaties. “Naast de beheer & support organisatie, kunnen we ook het projectenbedrijf Finext inzetten,” zegt Wietse. “De beheerdesk is niet ingericht op het doen van grote implementaties, wij kunnen onderling overleggen wanneer welke expertise nodig is.”

SAP in the cloud

Voor de toekomst wil Pascal naar een SaaS-model voor financiële consolidatie en rapportages. “We willen graag diensten kunnen afnemen naar gelang het bedrijf hier behoefte aan heeft. Een vast bedrag per gebruiker per dienst per maand is de toekomst. Dat is flexibel en transparant.” “SAP moet de Cloud in, maar dan wel via de partners,” gaat hij verder. “De partners hebben absolute toegevoegde waarde voor het inrichten en beheren van het platform. Bovendien is de klantrelatie van essentieel belang. Ook voor SAP zelf is dit beter. Swap Support heeft een open mind set bij het zoeken naar oplossingen omdat ze ook met andere producten werken. “

Denk buiten de oude IT-structuren

“Als IT moet je niet alles willen, soms moet je dingen beleggen bij mensen die er meer kaas van hebben gegeten. Financiële informatiesystemen zijn zo kritisch voor een organisatie” zegt Pascal Pater gevraagd naar advies voor organisaties die stabiliteit in hun financiële informatiesystemen willen brengen.“Ga voor rust, ga met de mensen van Finext en Swap Support om de tafel zitten en probeer buiten de oude IT-structuren te denken.” “Organisaties die serieus stappen overwegen, kunnen altijd langskomen om te zien hoe het hier gaat,” sluit Michel Vermeij gastvrij af.

Tekst: Danielle Gruijs
Beeld: Kees-Jan Bakker Fotografie