Journalen & Smart View

Werk je veel met Excel, of moet je vaak grote journalen aanmaken? De laatste versie van Smart View kun je nu ook voor journalen en journaalrapporten gebruiken. Dit scheelt je een uitstap naar HFM Workspace. En in Excel kun je snel journaalregels kopiëren, plakken en aanpassen. Hoe werkt dit slimme gereedschap?

journaal_groot

Deze handige manier van journalen aanpassen en maken kun je benutten met de laatste versie van Smart View; dat betekent vanaf Smart View versie 11.1.2.5.500 in combinatie met HFM-versie 11.1.2.4.100 of later. Hiermee kun je journalen aanmaken, indienen en (un)posten en journaalrapporten bekijken. Wat je met deze werkwijze niet kunt doen – in tegenstelling tot in HFM zelf – is periodes openen of sluiten. Ook kun je geen templates- en journaalgroepen aanmaken.

Waar begin je?

Als we een journaal willen aanmaken beginnen we bij ‘Create Journals’:

journalen1

Via het volgende scherm kun je journalen blanco aanmaken of op basis van een (recurring) template:

journalen2

Als we op ‘Create’ klikken, kunnen we een journaal aanmaken. Let op het nieuwe tabblad bovenin ‘Oracle Journals’. Je kunt je POV[DG1]  kiezen door dubbel te klikken op de dimensiemembers in de sheet of via de knop ‘Member selection’ linksboven. Nadat we ons journaal hebben aangemaakt en opgeslagen, kunnen we deze submitten en posten.

Snel grotere journaalposten maken

Een groot voordeel van werken via Smart View ten op zichte van HFM Workspace is dat je gemakkelijk regels kan kopiëren en plakken. Zo kun je snel grotere journaalposten aanmaken.

journalen3

Via de ‘Edit’ knop bovenin het scherm kun je de eigenschappen van het journaal aanpassen, zie hieronder:

journalen4

Journalen goedkeuren, posten en wijzigen

Via ‘Manage Journals’ kunnen we onze journalen onderhouden. Denk aan goedkeuren, (un)posten, openen en wijzigen. Net als in HFM zelf kunnen we ook in Smart View filteren en kolommen zoals created by of approved by.

journalen5

Journaalrapporten

Ook voor journaalrapporten werkt Smart View goed. Deze kun je nu bijvoorbeeld opvragen via Smart View.

journalen6

journalen7

Smart View downloaden

Heb je nog geen Smart View met journaal-functionaliteit? Dan is dat eigenlijk je allereerste stap.

Ga naar Workspace en navigeer zoals hieronder aangegeven:

journalen8

Kies vervolgens de optie om de laatste versie te downloaden en installeer deze. Vervolgens krijg je de journaalopties bij je Excel Smart View addin, zie hieronder:

journalen9

Slim gereedschap

De combinatie van Smart View en HFM geeft je gebruiksvriendelijke opties voor je journalen en journaalrapporten. Met dit slimme gereedschap kun je sneller en flexibeler je journalen opzetten en aanpassen. Dat scheelt je veel tijd en rompslomp.

Nieuwsgierig naar ander slim gereedschap rondom je consolidatie? Ik praat graag met je verder over de gereedschapskist binnen jouw organisatie.

Bewaren

Bewaren

Bewaren

Bewaren

Bewaren

Bewaren