7 misverstanden over de cloud

De cloud is niet meer weg te denken uit het bedrijfsleven. Een aantal Performance Managementoplossingen is al volledig gebaseerd op de cloud, andere oplossingen bieden de keuze tussen on-premise en de cloud. Maar waar moet je nu op letten als je een SAAS-oplossing gebruikt? 7 hardnekkige misverstanden over cloudbased oplossingen.

1. De cloud is bij elk product hetzelfde

Bij sommige leveranciers is de cloud een integraal onderdeel van hun product. Dan gaat het om een echte Software as a Service-oplossing (SAAS). SAP Analytics Cloud en Oracle FCC en PBC zijn hier voorbeelden van. Bij Tagetik, OneStream en Board kun je kiezen tussen on-premise en de cloud. Dit geldt ook voor SAP Group Reporting. Bij deze oplossingen is de cloud vooral een plek waar jouw applicatie staat. Het is goed om te weten welke variant je hebt, zodat je je IT-beheerprocessen daar op inricht.

2. Ik heb geen beheer meer nodig

Technisch beheer verdwijnt, dat klopt. Maar dan hebben we het over het beheer van de server en het operating system. Zodra het gaat om technisch applicatiebeheer wordt het al genuanceerder: aan de achterkant van de applicatie kun je bij een echte cloudoplossing niet meer sleutelen, maar scripting is nog steeds nodig. Bijvoorbeeld om de integratie met andere pakketten mogelijk te maken of om een slimme workflow in te richten. En functioneel beheer blijft bestaan. Ook in de cloud heb je gewoon te maken met incidenten, issues en gebruikersvragen.

3. Ik beslis zelf wel wanneer ik upgrade

Verschillende softwareleveranciers hanteren verschillende releasemethodes. Oracle bijvoorbeeld update elke eerste vrijdag van de maand de testomgeving voor EPM, waarna de update op de derde vrijdag van de maand in productie gaat. Zorg dat je niet voor verrassingen komt te staan en doe bij elke release op tijd een regressietest. In zo’n regressietest komen alle belangrijke componenten aan bod. Mocht blijken dat er belemmeringen zijn voor jouw omgeving, dan kun je de update soms uitstellen. Daar zit echter wel een tijdslimiet aan, bij Oracle bijvoorbeeld maximaal 3 maanden. Bij SAP daarentegen ontvang je elk kwartaal een update en kun je geen uitstel aanvragen.

4. Bij nieuwe releases hoef ik verder niets te doen

In de praktijk zien we dat veel organisaties geen aandacht besteden aan de kansen die nieuwe releases bieden, terwijl dit wel nuttig kan zijn. Bijvoorbeeld omdat er nieuwe functionaliteiten zijn toegevoegd, een bug is opgelost of een work-around niet langer nodig is. Dit moet je zelf achterhalen. Het is belangrijk om dit goed in te bedden in je beheerproces, zodat je borgt dat hier regelmatig naar gekeken wordt. Er is tenslotte beweging op een applicatie waar jouw financiële processen op draaien.

5. Ik kan niet meer afwijken van de standaard

Zelfs in de cloud is maatwerk mogelijk. Belangrijk is wel dat je er een duidelijke business case voor hebt; is het maatwerk echt noodzakelijk? Beoordeel of je het ook op een andere manier kunt oplossen. In de praktijk zien we maatwerk bij cloudoplossingen vooral voorkomen rondom het slimmer inrichten van workflows en rondom integratie. Maar ook in bijvoorbeeld de consolidatieregels, formulieren en procesflows kun je nog steeds veel aanpassen naar je eigen behoeften.

6. De cloudapplicatie staat los van mijn IT-landschap

Uiteindelijk moeten alle onderdelen van je IT-landschap met elkaar blijven praten, binnen en buiten de cloud. Dat is nooit plug-and-play, maar moet specifiek gemaakt worden. Denk bijvoorbeeld aan de integratie tussen je ERP- en EPM-tools. En de export van EPM-data naar een BI-applicatie.

7. Mijn back-up en recovery gaan vanzelf goed

Je zou inderdaad verwachten dat de back-up en recovery uitstekend geregeld zijn. In de praktijk blijkt echter dat je kritisch naar de back-upmogelijkheden moet blijven kijken. Verschillende leveranciers gaan hier anders mee om, en soms wisselt dit zelfs per applicatie. Zo is bij Oracle de cloudback-up van ERP een stuk beter dan die van EPM.

Bewegen op een ander ritme

Elke applicatie is continu in verandering, of het nu in de cloud is of daarbuiten. Het grote verschil zit in het ritme waarin je aandacht geeft aan je applicatie. Voorheen deed je periodiek een aantal grote aanpassingen, met een SAAS-oplossing ben je veel meer continu met het systeem bezig. Bovendien is het nu de softwareleverancier die het ritme bepaald. Met slimme processen kun je binnen dit ritme nog steeds je eigen bewegingen kiezen.

Tekst: Bert Dotinga