Cases & inspiratie

Aanvullende Oracle back-up bij Office Depot Europe

Office Depot optimaliseert haar finance en IT-infrastructuur door de inzet van Oracle PBCS en FCCS. Daarbij wil de leverancier van kantoorartikelen- en services goede opslag- en herstelmogelijkheden. Echter, in Oracle worden back-ups standaard maar één dag bewaard. Met de implementatie van Swap Automate wordt de Oracle back-up fors uitgebreid. Bert Dotinga gaat in gesprek met Kevin Engelen, Senior Manager European Financial Systems bij Office Depot.
Office Depot

Waarom hebben jullie gekozen voor Swap Automate als aanvulling op de Oracle back-up voor PBCS en FCCS?

Een goede back-up is een fundamenteel onderwerp. Als onderdeel van je IT-policy heb je een goed opslag- en recoveryproces nodig, dat hoort gewoon bij een professionele IT-aanpak. Swap Automate geeft ons veel meer flexibiliteit; we kunnen zelf inrichten van hoeveel dagen de data opgeslagen wordt, en op welke locatie.

Wij hebben Swap Automate specifiek ontwikkeld als uitbreiding op de Oracle back-up. Wat miste je in de standaardopties?

Uiteindelijk is het van belang dat je goede back-ups hebt van je systeem. Met de standaardmogelijkheden van Oracle PBCS en FCCS wordt steeds maar één dag opgeslagen, dat is onvoldoende.

Mensen maken nu eenmaal fouten. Neem bijvoorbeeld de rekenregels die we dagelijks gebruiken. Deze rekenregels kun je manueel triggeren en dat is ook nodig om de benodigde activiteiten te kunnen doen. Daardoor heb je echter ook kans op fouten. Als dat onverhoopt gebeurt, moeten er goede back-ups plaatsvinden die verder teruggaan dan één dag.

Tijdens de implementatie van PBCS en FCCS hebben jullie Swap Automate al geïnstalleerd. Een bewuste keuze?

Absoluut. Swap Automate is meteen al gebruikt in de testomgevingen van PBCS en FCCS. Daardoor kunnen we elke gewenste back-up terugzetten, mocht er tijdens het ontwikkelen iets misgaan.

Daarnaast borgden we zo ook meteen een goede overdracht van het project naar Swap Support voor de beheerfase. Finext doet de implementatie van PBCS en FCCS, terwijl Swap Support zich bezighoudt met de installatie van Swap Automate, de implementatie van Data Management en het beheer van de applicaties. Ik werk al jaren samen met Finext en Swap Support, en dat bevalt goed.

Swap Automate is een gebruiksvriendelijke aanvulling op de Oracle-oplossingen. Hoe verliep de installatie bij jullie?

Dat verliep vlot, de installatie duurde maar een paar minuten. Wel moet je vooraf over het gewenste schema nadenken; hoe vaak wil je opslaan en hoe lang wil je dit bewaren? Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om steeds 14 dagen op te slaan, en na 25 dagen de laatste back-up automatisch te laten verwijderen. Dat kun je zelf instellen.

Ook kies je zelf waar je de back-ups wilt bewaren, dat hoeft niet in de Oracle-cloud. Wij hebben ervoor gekozen om dit op een lokale Windows-server te doen.

Wat was de aanleiding voor Office Depot om over te stappen op Oracle PBCS en FCCS?

Ten eerste wilden we graag de financiële processen en het IT-landschap optimaliseren. Daarbij gaat het niet alleen om het consolidatie-, forecasting- & rapportage-proces, maar ook om het logistieke proces en de financiële administratie. Een tweede reden is dat we onze Europese IT zelf moesten inrichten. De Europese organisatie is namelijk overgenomen door de AURELIUS Group. Ons vorige landschap, toen we nog deel uitmaakten van de wereldwijde organisatie, draaide bij Office Depot Inc. Na de overname door AURELIUS moesten we onze IT loskoppelen van ons voormalige moederbedrijf.

We hebben ervoor gekozen om bij Oracle te blijven. In de oude situatie waren we tevreden over HFM en Hyperion Planning, nu kiezen we voor de cloud-varianten daarvan. Ook voor het ERP-stuk gaan we daarop over, zodat we één en dezelfde methodiek kunnen gebruiken. Het mooie van de cloud is dat er al veel voorgedefinieerd is op basis van best practices. Zo kom je niet in de verleiding om eenvoudige dingen complex te maken.

Over Office Depot Europe

Office Depot Europe is een one-stop-shop voor kantoorartikelen en diensten om mensen nog productiever te laten werken, wáár hun werkplek zich ook maar bevindt. Denk aan technologieën, kantoorartikelen, printoplossingen, business services, facilitaire producten, meubilair en kantoormachines. De organisatie is actief in dertien landen met de eigen merken Office Depot en Viking en met winkels in Frankrijk en Zweden.

Meer weten over de aanvullende Oracle back-up?

Meld je aan voor het webinar Veilig terug met Swap Automate.

Tekst: Danielle Gruijs