Cases & inspiratie

Finance & IT trekken samen op bij Wavin

Wavin wilde de betrouwbaarheid en continuïteit van haar consolidatiesystemen beter borgen. Bij het verbeteren van de performance van managementinformatiesystemen is interne samenwerking cruciaal. Rob den Butter van Wavin vertelt over de gezamenlijke belangen van IT & Finance. Denken vanuit een gedeeld doel helpt.
V.l.n.r.: René Meier, Joep van den Aker, Wim Wind, Kasper van Dongen (Swap Support) en Rob den Butter

Het tweedelijns functioneel beheer wordt al langer uitbesteed aan Swap Support, een zusterorganisatie van Finext. Nu is daar ook het technische beheer en de hosting aan toegevoegd. “Een SAP BPC upgrade zou de performance moeten verbeteren. Dit bleek echter niet uit de testen bij de vorige hosting partij, dat gaf ons te weinig vertrouwen in hen,” vertelt Joep van den Aker, ICT Manager bij Wavin. Gezien de noodzaak om te upgraden is het conversieproject dan ook breder getrokken.

“De betrouwbaarheid van het systeem is voor ons cruciaal. We willen borgen dat het systeem continu, goed en betrouwbaar functioneert,” zegt Rob den Butter, Consolidation & Reporting Manager bij Wavin.

Wavin besloot om het totale beheer rondom SAP BPC, inclusief de hosting, uit te besteden aan Swap Support. “We hebben eerst een ‘proof of concept’ gedaan, om te laten zien dat de performance daadwerkelijk zou verbeteren,” vertelt Kasper van Dongen, projectleider vanuit Swap Support. ”SAP BPC is een specifiek systeem, dat vraagt om een specifieke inrichting op de server en een partij die daar ervaring mee heeft,” zegt Wim Wind, technisch beheerder bij Wavin.

SAP BPC is een specifiek systeem, dat vraagt om een specifieke inrichting op de server en een partij die daar ervaring mee heeft.

Wim Wind, Wavin

Een referentiebezoek aan Endemol, die het totale beheer rondom de consolidatiesoftware ook heeft uitbesteed aan Swap Support, hielp bij de beslissing om over te stappen. “De situatie bij Endemol is vergelijkbaar qua grootte en omvang, wellicht is hun omgeving zelfs nog iets ingewikkelder en de applicatie nog iets zwaarder. Bij Endemol functioneerde het systeem heel goed,” zegt Rob. “We konden in de praktijk zien dat de rapporten snel geopend en goed verzonden werden,” vertelt René Meier, Senior Consolidation & Reporting Specialist bij Wavin.

We hebben nu een stabiele omgeving, met een servicedesk die snel kan helpen en problemen kan oplossen.

René Meier, Wavin

Eén aanspreekpunt

Tijdens de upgrade naar de nieuwe versie van SAP BPC heeft een specialist van Finext meteen een aantal wijzigingen geïmplementeerd. “De migratie naar de nieuwe omgeving en de SAP BPC upgrade verliep vrij probleemloos,” zo vertelt Wim. “De IP-tunnels vroegen om de meeste tijd en inspanning. Je moet 2 externe partijen bij elkaar brengen, de poorten moeten open staan en aan beide kanten wordt gebruik gemaakt van verschillende hardware. We hebben geleerd dat je hele goede specificaties moet hebben als je meerdere (externe) partijen bij elkaar brengt. Het is één van de redenen dat we blij zijn dat we nu één aanspreekpunt hebben. Dat maakt het een stuk eenvoudiger, ook naar de gebruiker toe. We hebben nu één servicedesk waar je de vragen kunt neerleggen.”

“We hebben nu een stabiele omgeving, met een servicedesk die snel kan helpen en problemen kan oplossen,” zegt René. “Voor de gebruikers is de snelheid verbeterd. Bovendien kan alles nu op de laptop en zijn de oude computers van de bureaus verdwenen. Sommigen hadden nog twee computers naast elkaar staan,” sluit Rob aan.

Het gezamenlijke belang van Finance & IT

In de praktijk hebben Finance en IT vaak verschillende perspectieven. Bij Wavin wordt hier bewust mee omgegaan. “In onze ervaring werkt het goed als IT en de functionele groep uit de business samen optrekken in het project. We werken met twee projectverantwoordelijken; als die goed met elkaar afstemmen, kun je de twee perspectieven goed bij elkaar brengen,” vertelt Joep. ”Eigenlijk hebben we hetzelfde belang; we willen allemaal dat de gebruikers van het systeem elke maand de consolidatie goed kunnen opleveren.” “Dedicated resources met korte lijnen, zowel vanuit de business als IT, is één van de sleutels van het succes geweest,” zegt Rob.

Flexibiliteit

De vier betrokkenen vanuit Wavin zijn positief over de rol van Swap Support. “Het is een professionele organisatie, heel doelgericht. De korte lijnen en de flexibiliteit waren heel prettig,” zegt Rob. “Er was een projectplan van zes maanden, na twee maanden hadden we één maand voorsprong, die we echter moesten inleveren door de situatie rondom de netwerktunnels. De flexibiliteit waarmee Swap Support zich opstelde heeft er echt voor gezorgd dat we binnen tijd en binnen budget konden opleveren.” “Dat is ook te danken aan de flexibiliteit van de partijen waarmee wij samenwerken, zoals onze netwerkpartner Referit,” zegt Kasper.

”Er is een groot verschil tussen een kleinere partner zoals Swap Support of een grote partner,” zegt Rob. “Een grote partner is heel gestandaardiseerd, met een bepaalde manier van communiceren. Een kleinere partij als Swap Support kan veel flexibeler zijn. Dat is een groot voordeel. Je weet wie je moet hebben. Als ik Kasper bel voor iets, zorgt hij ervoor dat het opgelost wordt. Je hoeft niet zes keer je verhaal te doen. Het commitment is hoog om situaties op te lossen.” “Bij de servicedesk zitten mensen die je snel kunnen helpen en echt kennis hebben,” vult René aan.

Tekst: Danielle Gruijs
Beeld: Mariske Krijgsman