Cases & inspiratie

Kostenefficiënte hosting en beheer van Oracle HFM bij Action

Kostenbewustzijn is een kernwaarde voor retailer Action. Door de hosting en het beheer van Oracle HFM uit te besteden, zijn de financiële systemen van het bedrijf op een kostenefficiënte manier geborgd. De serviceniveaus voor hosting en support zijn flexibel, waardoor ze meebewegen met de groei van het bedrijf.
Action heeft inmiddels bijna 1700 winkels in 8 verschillende landen.

Na de toolselectie voor een nieuw financieel systeem koos Action ervoor om de hosting en het beheer van Oracle HFM meteen uit te besteden. “Aangezien finance de enige afdeling is binnen Action die gebruikmaakt van HFM, besloten we om een ​​functionele beheerder toe te wijzen binnen finance in plaats van binnen IT. Ook besloten we om uit te besteden aan een derde partij,” zegt Jakub Kawecki, Finance Controller bij Action. “We wilden gespecialiseerde kennis beschikbaar stellen aan onze eindgebruikers.”

Retailbedrijf Action groeit snel. Oorspronkelijk afkomstig uit Nederland, heeft het bedrijf inmiddels bijna 1700 winkels in 8 landen.

Eenvoud en kostenbewustzijn

Action heeft ook naar andere alternatieven gekeken voordat de organisatie een besluit nam over het nieuwe financiële systeem. “Oracle HFM en de bijbehorende hostingoplossing pasten het best bij onze manier van werken,” zegt Jakub.

Het uitbesteden van de hosting van Oracle HFM ondersteunt de strategie van Action. “Twee van onze kernwaarden zijn eenvoud en kostenbewustzijn. Hosten bij Swap Support past bij deze kernwaarden, omdat we een goede werkrelatie hebben tegen een redelijke prijs,” zegt Jakub. Ook het feit dat er geen eigen on-premise servers nodig zijn, sluit aan bij de asset-light-strategie van het bedrijf.

Hosting en beheer uitbesteden in lijn met groei

Het bedrijf wil verschillende doelstellingen bereiken door uit te besteden aan Swap Support. “We waren op zoek naar volwassen kennis over HFM,” zegt Thomas Koelemeijer, Group Financial Controller bij Action. “We wilden IT-ondersteuning op afroep op basis van een SLA (Service Level Agreement), back-up tijdens vakanties en een sparringpartner voor issues.”

Voor snelgroeiende bedrijven zoals Action kan het vereiste supportniveau een dilemma zijn. Dit dilemma werd opgelost door een flexibele serviceovereenkomst, waardoor het supportniveau zich uitbreidt in lijn met de groei van het bedrijf. “In eerste instantie hadden we geen fulltime functionele beheerder in huis, maar naarmate Action groeide en de afhankelijkheid van de tool toenam, besloten we een eigen functioneel beheerder aan te stellen. Ook zijn we gestart vanuit een gentleman’s agreement met Swap Support, maar twee jaar geleden hebben we deze uitgangssituatie opnieuw onderhandeld naar een meer volwassen situatie met een SLA. De SLA helpt misverstanden of onrealistische verwachtingen te voorkomen,” aldus Jakub.

Single Point of Contact voor alle vragen over Oracle HFM

Omdat Action zowel de hosting als het beheer van Oracle HFM uitbesteedt, kunnen gebruikers voor al hun vragen terecht bij één aanspreekpunt. Het team is enthousiast over deze Single Point of Contact-aanpak. “We vinden het gebruiksvriendelijk en handig. Bovendien weten we dat de andere kant het probleem echt begrijpt.”

Zowel Jakub als Thomas zijn positief over de kwaliteit van de ondersteuning die ze krijgen. “Het geeft ons een veilig gevoel. We kunnen er zeker van zijn dat als er iets misgaat, we geïnformeerd worden. In dringende situaties kunnen we contact opnemen met onze collega’s bij Swap en krijgen we snelle ondersteuning en een eerlijk gesprek.”

Ook de toekomstige roadmap wordt samen met de specialisten van Swap opgesteld. “Er zijn openhartige discussies en suggesties, die we erg waarderen. De nauwe werkrelatie en de manier waarop we worden ondersteund, maakt ons toekomstige landschap connected. We zien de toekomst helder en scherp,” zegt Jakub.

Veilig voelen is onbetaalbaar

Jakub en Thomas verwachten ook in de toekomst met Swap Support te blijven samenwerken. “Het is goed om je te kunnen focussen op het oplossen van uitdagingen binnen je organisatie, wetende dat er specialisten zijn waarop je kunt rekenen. Het feit dat we ons geborgd voelen en onze eigen zaken kunnen bijhouden is onbetaalbaar.”

Wat is de score van jouw close?

Hoe scoort jouw maandelijkse afsluitingsproces? En is er nog ruimte voor verbetering? Doe onze test en ontdek in 10 minuten hoe jouw maandelijkse afsluitingsproces ervoor staat.