Cases & inspiratie

Optimaliseren van IFRS 16-processen bij HES International met CCH® Tagetik oplossing

Met 18 terminals in 6 landen is HES International één van Europa’s grootste aanbieders rondom op- en overslagdiensten van natte en droge bulkgoederen. Door over te stappen van Excel naar de Lease Accounting-oplossing van CCH Tagetik worden de complexe IFRS 16-processen geoptimaliseerd. Dit bespaart de organisatie én de accountant veel tijd. Ook verbetert dit de kwaliteit en betrouwbaarheid van de IFRS-rapportages.
HES International is één van Europa’s grootste aanbieders rondom op- en overslagdiensten van natte en droge bulkgoederen.

“Hiervoor gebruikten we meerdere grote Excel-files. Gezien de complexiteit van IFRS 16 waren dit een zodanig grote files dat we slechts drie jaar vooruit konden kijken,” vertelt Andrew Maarschalkerweerd, Financial Controller bij HES International. Ook was deze werkwijze tijdrovend en zeer foutgevoelig.

Keuze voor IFRS 16 module van CCH Tagetik

HES International is voortdurend op zoek naar mogelijkheden om processen te optimaliseren, waaronder ook accounting omtrent IFRS 16. Voor het optimaliseren van de IFRS-processen kiest het internationale bedrijf voor de Lease Accounting-oplossing van CCH Tagetik.

Een logische keuze, omdat HES International al gebruik maakt van de consolidatieomgeving van CCH Tagetik. De consolidatieomgeving en de IFRS 16-omgeving werken weliswaar elk met een andere database, maar er is vanuit dezelfde locatie toegang tot de tool. Hierdoor blijft het aantal verschillende tools voor reporting beperkt. Bovendien had HES International goede ervaringen met eerdere implementaties van CCH Tagetik.

Optimaliseren IFRS-processen bespaart veel tijd 

De oude werkwijze vroeg om veel handmatig werk bij de terminals. Daarnaast was het gebruik van meerdere grote Excel-files voor de complexe IFRS 16-processen foutgevoelig.

De implementatie van de Lease Accounting-oplossing van CCH Tagetik aanpak werpt zijn vruchten af. De eerste voordelen zijn al meteen zichtbaar, zoals tijdsbesparing en verminderde foutgevoeligheid. Andrew: “We hebben onze ambitie gehaald. Het jaar is afgesloten met de IFRS 16-tool en deze was ook de basis voor de controle van onze accountant. Voorheen was de Excel-file lastig te controleren. Dit heeft ons nu al heel veel tijd bespaard en de betrouwbaarheid van onze rapportage verhoogd.”

Veel voordeel van de IFRS 16 module in CCH Tagetik

De nieuwe werkwijze voorkomt veel handmatig werk. Ook kunnen de terminals nu eenvoudig dezelfde uniforme IFRS 16-rapportages raadplegen, wat het risico op meerdere Excel-versies wegneemt.

HES International is dan ook enthousiast over de resultaten van de nieuwe tool. Andrew: “Terugkijkend is het besluit om over te stappen van Excel naar een IFRS 16-module het juiste besluit geweest. Aan het begin hebben we getwijfeld of de overstap naar een systeem wellicht zorgt voor een te grote ‘black box’. Doordat de juiste rapportages worden meegeleverd, is elk contract echter goed duidelijk en tot aan de kleinste betalingen inzichtelijk. Ook gebruiken we de tool als contractregister waar we alle nieuwe contracten direct kunnen raadplegen als bijlage.”

Aanpak projectteam als succesfactor

Gestart in oktober 2020, was de ambitie om alles gereed te hebben voor de jaarafsluiting in december 2020. Zo’n ambitieuze deadline vraagt om een duidelijke aanpak met heldere afspraken, duidelijke rolverdeling en open samenwerking. Deze aanpak blijkt één van de succesfactoren van het project te zijn.

Het projectteam spreekt af om agile te werken, met duidelijke deadlines en zowel vaste wekelijkse als ad hoc project status meetings. Dit helpt om de voortgang van het project te waarborgen en te realiseren. De voordelen van deze aanpak waren:

  • Controle op de voortgang op het project
  • Inzicht in het werk
  • Korte lijnen en hoge flexibiliteit

Ook denkt het projectteam al aan het begin van het traject na over keuzes om de voortgang te bespoedigen. Denk bijvoorbeeld aan het alvast inlezen van de Excel-data in de Tagetik template, het meest tijdsintensieve deel van het project. Op deze manier kon het team snel beginnen met het testen van de inrichting en werking van de module, wat nodig is om de juistheid en volledigheid te waarborgen.

Intensieve samenwerking

Eén van de andere succesfactoren van het project is de intensieve samenwerking tussen de teams van HES International, CCH Tagetik, Swap Support and Finext. Andrew: “De open communicatie en support gedurende, maar ook ná het project, is erg belangrijk geweest voor een juiste implementatie. Wij hadden reeds goede ervaringen met Swap Support bij eerdere CCH Tagetik implementatie- en aanpassingstrajecten. Dit gaf ons het vertrouwen om verder te gaan met de CCH Tagetik IFRS 16-module.”

Betrokken tot het laatste moment

De gekozen aanpak en nauwe samenwerking tussen alle betrokken partijen levert veel op. Andrew: “Het contact was prettig, wat ervoor zorgde dat vragen aan beide kanten snel werden afgehandeld. Hierdoor hield het project voldoende tempo. Ook de nazorg was goed geregeld. Tot het laatste moment waren de teams van Swap Support en CCH Tagetik betrokken en was de snelheid van respons hoog.”

Als je wilt leren hoe je de financiële rapportage van leases kunt versnellen met de softwareoplossing van CCH Tagetik Lease Accounting, kijk dan hier.

Tekst: Jenny Leow en Arshak Shamoun (EPM consultants / Swap Support)