Cases & inspiratie

Sterke samenwerking in Proof of Concept SAC bij ASML

ASML loopt wereldwijd voorop qua technologische ontwikkelingen. Ook rondom haar planningsprocessen heeft het hightechbedrijf ambitieuze wensen. Maar hoe ga je in je toolselectie om met een nieuwe planningsoplossing die zich in de praktijk nog niet bewezen heeft? Judith Pennings gaat in gesprek met Erik Rooijackers en Jef Baeyens van ASML.
ASML

ASML is met 25.000 medewerkers één van de grootste hightechbedrijven van Europa en groeit nog steeds enorm snel. Welke ontwikkelingen zien jullie binnen jullie markt?

Erik: “We zien de behoefte aan chips nog altijd groeien. Diverse trends waaronder the Internet of Things, zelfrijdende auto’s, big data en velen meer versterken deze beoogde groei. Daarnaast zien we dat de markt een behoefte heeft aan een meer en meer geavanceerde chip. Dat vraagt steeds weer om een nieuwe technologische stap. We besteden dan ook meer dan 2 miljard euro per jaar aan research & development.

ASML maakt zelf overigens geen chips, wij creëren de machines en de technologie waarmee ‘s werelds grootste chipfabrikanten met hun eigen architectuur op grote schaal chips kunnen produceren. Hierin lopen wij vanuit Nederland duidelijk voorop: wereldwijd gebruiken alle belangrijke chipfabrikanten de oplossingen van ASML.”

Hoe ondersteunen jullie vanuit finance de business bij deze groei?

Erik: “De juistheid van de planning is belangrijk. Naar buiten toe voor onze aandeelhouders, maar ook intern om verschillende scenario’s door te kunnen rekenen. Om onze planning te verbeteren hebben we eerst gekeken naar de planningsprocessen. Nu deze processen soepeler en efficiënter lopen, zie je dat de huidige tooling niet meer aansluit. We streven naar een integraal planningslandschap binnen ASML, waarbij eenduidige informatie voor diverse gebruikers te allen tijden beschikbaar en uitwisselbaar is voor een optimale samenwerking. Ons streven is connected planning, waarin we het onderscheid tussen de financiële en operationele planning laten vervagen.”

Jef: “We zitten in een ‘low volume, high value’ business, waarin geen enkele machine die we maken hetzelfde is. Dat heeft impact op ons planningsproces; we willen op een heel gedetailleerd niveau kunnen plannen. De meeste organisaties kijken niet zo gedetailleerd naar hun planning, maar wij hebben deze details nodig voor de business. Bijvoorbeeld om op sales order item-niveau te kunnen plannen. Daarom willen we naar een oplossing die meer kan, sneller is en beter werkt voor ASML.”

Als beheerpartij is Swap Support betrokken bij alle ontwikkelingen en denken zij vanuit die rol ook mee over de toekomst.

Erik Rooijackers

Om een gefundeerde keuze tussen de verschillende tools te kunnen maken, hebben we samen een Battle of the Tools georganiseerd. Wat heeft dat opgeleverd?

Jef: “Tijdens de Battle hebben experts vanuit Swap Support vijf verschillende tools in één sessie naast elkaar gezet. De deelnemers vanuit ASML waren zowel gebruikers uit de business als IT. Voor ons was het heel waardevol om zo samen de voor- en nadelen van de tools te kunnen vergelijken.”

Erik: “Het is fijn om een onafhankelijke blik op de verschillende mogelijkheden te krijgen. Als beheerpartij is Swap Support betrokken bij alle ontwikkelingen en denken zij vanuit die rol ook mee over de toekomst. Het verhaal van de softwareleverancier is toch wat bevooroordeeld. Swap Support ondersteunt verschillende tools, waardoor we een onpartijdige mening krijgen over de mogelijkheden.”

Welke dilemma’s zijn jullie tegengekomen bij het maken van een shortlist voor een nieuwe planningstool?

Erik: “Je gaat een keuze maken voor de toekomst. Kies je dan voor een gevestigde tool, waarvan je weet dat deze over 5 jaar uit support gaat, of kies je voor een oplossing die nog niemand gebruikt? Als je progressief denkt en een nieuwe tool zoals SAP Analytics Cloud kiest, dan heb je kans dat deze nog niet op alle functionaliteiten volledig is geoptimaliseerd. Als je conservatief kiest, dan weet je dat het werkt. Maar je hebt ook minder functionaliteiten en over 5 jaar moet je opnieuw selecteren. Om hier meer gevoel bij te krijgen, hebben we een Proof of Concept gedaan met SAC (SAP Analytics Cloud).”

In de aanpak rondom de Proof of Concept is de business heel bewust betrokken. Waarom vinden jullie dit zo cruciaal?

Erik: “We hebben deze aanpak gekozen om te voorkomen dat het een IT-gedreven initiatief zou worden. Vaak zien we dat IT van start gaat met een toolselectie om het beste aan de business te willen bieden. Maar als de gebruikers niet van het begin af aan betrokken worden, kunnen zij niet ervaren wat de voor- en nadelen zijn van de verschillende opties. Door bij een PoC (Proof of Concept) van een IT-tool de business mee te laten selecteren, waarborg je de aansluiting met de toekomstvisie van de business.”

Swap Support ondersteunt verschillende tools, waardoor we een onpartijdige mening krijgen over de mogelijkheden.

Erik Rooijackers

We werken met een keten van specialisten vanuit Swap Support, Plainwater en Finext al jaren met ASML samen. Hoe ervaren jullie dat?

Jef: “Swap Support doet bij ons het beheer van incidenten en operationele zaken in SAP BPC, zowel rondom de consolidatie als rondom planning en salesplanning. Zodra het een groter project is, wordt Finext ingeschakeld. En voor de trajecten waar je meer aan de infrastructuur sleutelt, komt Plainwater erbij. Het is prettig dat één groep van partijen het beheer, de changes en de technische ondersteuning regelt. Daardoor is er weinig kennisoverdracht nodig. Eén aanspreekpunt kost ons bovendien veel minder tijd en levert veel meer waarde op.

Alle specialisten begrijpen onze business goed en weten wat er speelt. Zowel tijdens als buiten kantooruren is de support goed, er zijn niet veel partijen die zo’n servicedesk hebben. Dat is heel fijn, vooral tijdens de maandafsluiting en op kritieke momenten.”

Hoe heeft de PoC met SAC geholpen bij het ontwikkelen van de nieuwe planningsvisie binnen ASML?

Erik: “Met een Proof of Concept kun je je visie concretiseren. De PoC met SAC heeft laten zien dat je snel iets kunt realiseren wat veel nieuwe mogelijkheden biedt. Doordat je in een korte tijd een werkende en tastbare oplossing opzet, stel je gebruikers in staat om de voor- en nadelen daadwerkelijk te ervaren, en zullen zij zich bij een positieve ervaring inzetten om de beoogde verandering ook daadwerkelijk realiteit te maken.”

Tekst: Danielle Gruijs