Cases & inspiratie

Technisch beheer op Amazon bij Endemol Shine

Als Endemol Shine met haar volledige IT-landschap overstapt op Amazon cloud, betekent dit dat SAP BPC ook overgaat naar deze cloudomgeving. Het internationale tv-productiebedrijf werkt wereldwijd en wil graag 24 uur per dag ondersteuning voor haar financiële processen. Door naast functioneel en applicatiebeheer ook het technische beheer uit te besteden, is de continuïteit van SAP BPC ook op Amazon geborgd.
Julia Heinemann (Swap Support) in gesprek met Robert Michel (Endemol Shine)

“Onze IT-afdeling wilde graag naar Amazon Cloud,” vertelt Robert Michel, Head Accounting & Reporting bij Endemol Shine over de aanleiding om SAP BPC over te brengen naar Amazon.

Het internationale Endemol Shine heeft een deels Nederlandse achtergrond: Het van oorsprong Nederlandse Endemol was één van de grootste internationale televisieproducenten en is in 2015 opgegaan in de Endemol Shine Group. In juli 2020 is de hele groep overgenomen door Banijay. Het nieuwe bedrijf is ‘s werelds grootste onafhankelijke internationale contentproducent en -distributeur, met meer dan 120 productiebedrijven in 22 landen en meer dan 88.000 uur aan originele videocontent.

Ook rondom Amazon cloud blijft technisch beheer noodzakelijk, want voor alles wat er op de server gebeurt, zijn wij nog steeds verantwoordelijk.

Robert Michel

Technisch beheer in Amazon cloud

Een wijdverspreid misverstand is dat in de cloud geen technisch beheer meer nodig zou zijn. Ook rondom Amazon cloud blijft technisch beheer noodzakelijk, zo vertelt Robert: “Uiteindelijk is het gewoon een server, of deze nu bij Amazon of bij ons staat. Het voordeel van overgaan naar de cloud is dat de hardware geregeld en secure is. Maar voor alles wat er op de server gebeurt, zijn wij nog steeds verantwoordelijk. ”

De overstap naar de cloud kan zelfs een aanleiding zijn om technisch beheer uit te besteden. “In de cloud moet je met meerdere partijen, waaronder grote bedrijven zoals Amazon, rekening houden. Dat maakt het complexer,” vertelt Julia Heinemann van Swap Support.

Eén aanspreekpunt voor alle soorten beheer

Bij Endemol Shine waren het functioneel en applicatiebeheer al eerder uitbesteed, ruim voordat de overstap naar Amazon plaatsvond. “Onze organisatie besteedde al jaren delen van het beheer uit aan Swap Support,” vertelt Robert. Aanleiding om ook het technisch beheer aan Swap Support uit te besteden was de wens om de gebruikers nog beter te faciliteren.

Het bedrijf zat op dat moment in een bijzondere situatie: gezien de toen nog beoogde verkoop van het bedrijf, werden investeringsbeslissingen tijdelijk uitgesteld. “Ons SAP BPC systeem is inmiddels al jaren in gebruik, het komt nog uit 2004. De meeste bedrijven stappen dan over op een nieuw systeem, maar wij wilden gezien de verkoop van het bedrijf nog niet investeren in een nieuw systeem. Dan moet je dus zoveel mogelijk uit je huidige systeem zien te halen.”

Door zowel functioneel, applicatie als het technisch beheer bij één partij onder te brengen, kunnen gebruikers met al hun vragen rondom SAP BPC bij één aanspreekpunt terecht. Lees ook het artikel ‘Waarom bedrijven de 3 lagen van beheer uitbesteden‘.

24 uurs continuïteit van financiële processen

Naast het faciliteren van gebruikers en zoveel mogelijk uit SAP BPC willen halen, speelt er nog een belangrijke reden om het technisch beheer uit te besteden. “We zijn een wereldwijd bedrijf en werken in verschillende tijdzones. Daardoor moeten we 24 uur per dag SAP BPC kunnen gebruiken. Het systeem moet dus altijd beschikbaar zijn,” vertelt Robert.

Ook de back-up functie is uitbesteed. Dit heeft meerdere voordelen. Het eerste voordeel is de continue bereikbaarheid. “Onze IT-afdeling had de back-ups ook kunnen doen, maar omdat we graag 24-uurs continuïteit willen, is het beter dat Swap Support de back-up doet en daardoor ook midden in de nacht een back-up kan restoren,” vertelt Robert.

Een tweede voordeel draait om het beschikbaar krijgen van de back-ups. “Ook in Amazon Cloud moet je de back-ups zelf regelen. Door dit ook uit te besteden aan Swap Support, worden de IT-organisatie en ook ikzelf ontzorgd.”

Stuurbaarheid organisatie verhogen

De zorg voor de continuïteit van de financiële processen ondersteunt de strategie van het tv-productiebedrijf. “De stuurbaarheid van de organisatie moest omhoog. Je ziet dat de hele markt voor tv minder wordt, waardoor adverteerders naar het internet trekken en de markt krimpt. Daarnaast zijn er ook andere uitzendkanalen in opkomst, zoals Netflix, met een heel ander verdienmodel dan de publieke omroepen,” vertelt Robert. “Dan moet je voorzichtiger zijn met je cash en met je productiemiddelen. Om dat goed te kunnen doen, moet je je informatie tijdig hebben. Daarom was het van belang dat we de informatie verbeterden, zodat we sneller konden sturen en verbeteren waar nodig.”

Een voordeel van Amazon cloud is dat je de capaciteit van de actieve gebruikers bij een piek tijdelijk kunt vergroten. “Je moet dat wel vooraf plannen, maar de tijdelijke schaalbaarheid is zeker een groot pluspunt,” vertelt Julia.

Daarnaast biedt de overstap naar de cloud meteen een standaardisatie van de processen. Robert: “Hiervoor gebruikten wij in Amsterdam lokale servers, en logden de landen in op de Remote Desktop Server (RDS). Omdat iedereen nu op Amazon zit, kunnen we allemaal op dezelfde manier werken. De landen loggen nu allemaal in via appstream.”

Het levert ons manuren op die je ergens anders voor kunt gebruiken; ik kan mijn mensen nu weer inzetten voor de dingen waar ik ze voor in wil zetten.

Robert Michel

Tijd voor leukere dingen

Robert is positief over het uitbesteden van het beheer. “We zien dat het een minder zwaar beslag legt op de IT-afdeling, maar ook op mijn financiële team. Dat levert ons manuren op die je ergens anders voor kunt gebruiken; ik kan mijn mensen nu weer inzetten voor de dingen waar ik ze voor in wil zetten. Voor het team is dat ook leuker dan bezig zijn met het oplossen van gebruikersvragen.” Het belangrijkste resultaat is echter de rust. “Uitbesteden bespaart me slapeloze nachten,” concludeert Robert.

Ervaar ook het gemak van uitbesteden

Stapt jouw organisatie binnenkort ook over op een cloudomgeving? En wil je je als financial controller net als bij Endemol Shine liever richten op je kerntaken en geen omkijken hebben naar de continuïteit van je EPM-applicatie? Neem dan contact op met Judith Pennings. “Graag maak ik een afspraak met je, zodat we samen kunnen kijken hoe wij jullie financiële afdeling kunnen ontzorgen.”

Hoe scoort jouw close?

Benieuwd naar de score van jouw maandafsluitingsproces? Doe onze test en ontdek in 10 minuten hoe jouw maandafsluitingsproces ervoor staat.