Doe het zelf

Sommige dingen kunnen gebruikers best zelf. En vaak willen ze dat ook graag. Neem de EPM Automate. Een fijne tool, die nog fijner wordt als de gebruikers zelf het script kunnen starten. Hoe richt je dat in?

Oracle EPM Automate is een fantastische tool voor de Oracle EPM Cloudproducten, zoals FCCS & PBCS. Je kunt het bijvoorbeeld gebruiken om processen gescheduled op de achtergrond te draaien, zoals het importeren van data en vervolgens calculeren. Maar ook voor het exporteren van data en e-mailen, of voor het automatisch updaten van wekelijkse of maandelijkse vervangingsvariabelen (substitution variables).

EPM Automate script zelf starten

Als een gebruiker echter een EPM Automate script wil aftrappen, moet hij toegang te hebben tot het script op de server. Zou het niet mooi zijn als een gebruiker zelf een EPM Automate script kan starten vanuit de Cloud Workspace?

Het goede nieuws is dat dit kan! Na behoorlijk wat puzzelen hebben we een manier gevonden om gebruikers de EPM Automate scripts te laten starten.

Hoe werkt het?

De eenvoudige functionele uitleg is als volgt: in een formulier of calculatie wordt de betreffende point of view op ‘1’ gezet, zie ook het plaatje hieronder. In ons voorbeeld hebben we een account aangemaakt, ‘Run EPM Automate’, die we op ‘1’ zetten. We zorgen ervoor dat EPM Automate gaat checken of de waarde ‘1’ is; als de waarde ‘1’ is voert EPM Automate de gekoppelde (batch) acties uit, en anders gebeurt er niets. Na de actie zet EPM Automate de waarde weer terug naar ‘0’.

Naast dat EPM Automate checkt of er iets moet gebeuren, in ons voorbeeld via de waarde ‘1’, kunnen we ook extra info meesturen die we gebruiken in EPM Automate. Denk bijvoorbeeld aan de periode, die we gebruiken als parameter voor de data import die we via EPM Automate gaan uitvoeren.

Hoe richt je het in?

Nu de meer uitgebreide uitleg. Hieronder een smartview formulier, waar we ‘Run EPM Automate’ (account) op ‘1’ zetten. Dit kan dus ook via een calculatie plaatsvinden die een gebruiker uitvoert. Op zowel het formulier als de calculatie kunnen we de benodigde security zetten.

Vervolgens maken we een export job aan (in Cloud Workspace) met bovenstaande POV, dit is de sleutel in het proces.

We gaan de aangemaakte export job nu aanroepen met EPM Automate (met behulp van Microsoft Powershell), zie schermprint hieronder;
Regel 1: We loggen in
Regel 3: We draaien de export job
Regel 5: We zetten de directory waar we de output file van de export job willen opslaan
Regel 7: We downloaden de output file van de export job

De volgende stap is het lezen van de inhoud van het bestand, we willen immers checken of de waarde ‘1’ voorkomt voor onze POV. Omdat het hier om een zip-bestand gaat, moeten we het outputbestand eerst unzippen (regel 9 t/m 13):

Vervolgens gaan we in bovenstaande regel 15 de inhoud ophalen:

Daarna kunnen we checken of ‘Run EPM Automate’ op ‘1’ staat; rood omcirkeld hierboven, via regel 16 hieronder. Bij regel 17 zeggen we als het inderdaad ‘1’ is (true), voer dan de gewenste acties uit. Denk bijvoorbeeld aan data import of calculatie.

De laatste stap is om de POV van ‘1’ weer op ‘0’ te zetten. Dit kan door een import van ‘0’ via Data Management of via een calculatie die het account ‘Run EPM Automate’ op ‘0’ zet. Beide acties laten we weer door EPM Automate (op de achtergrond) uitvoeren. Als we willen, kunnen we het bovenstaande Powershell-script een email naar de gebruiker laten sturen als de acties zijn volbracht, of juist een email met een foutmelding mocht er onverhoopt iets fout gaan.

Elke 5 minuten draaien

Het bovenstaande Powershell-script willen we regelmatig draaien om te controleren of de waarde ‘1’ is. Dit doen we via de ‘task scheduler’ van Windows:

Hierin kunnen we een taak schedulen, bijvoorbeeld om de 5 minuten, die het Powershell-script gaat draaien om te controleren of het account ‘Run EPM Automate’ op ‘1’ staat.

Eenvoudiger dan je denkt

Bovenstaand stuk lijkt heel technisch van aard. In de praktijk valt dit voor de gebruiker erg mee. Die voert namelijk slechts één handeling uit in de EPM Cloud (FCCS of PBCS), waardoor een batch van acties op de achtergrond uitgevoerd wordt. De gebruiker hoeft niet meer te wachten op een gescheduled EPM Automate proces op achtergrond of op een administrator. Hij kan het proces ieder moment zelf aftrappen en na uitvoering een email bericht ontvangen. En dat maakt het leven voor zowel de gebruiker als de administrator een stuk eenvoudiger.

Wil je meer informatie over EPM Automate? Neem contact op met Bert Dotinga via e-mail of +31 (0)70 300 3035.