Hoe belangrijk is beheer tijdens je EPM-toolselectie?

Het is vaak onderwerp van discussie: wanneer moet je gaan nadenken over het beheer van je financiële applicaties? Tijdens de implementatie? Dat in elk geval. Maar is het niet slimmer om het beheer ook onderdeel te laten zijn van je selectieproces? Selectiespecialist Tom Borsboom van Finext en beheerspecialist Teun Pieter Modderman van Swap Support gaan de discussie aan. Wat vinden de experts?

Tom: “Laten we eerst eens kijken naar wat er gebeurt op het gebied van selecties. Op dit moment zien we een aantal trends. De eerste trend is het feit dat inmiddels het merendeel van de oplossingen in de cloud draait, of in ieder geval extern gehost wordt. Daarnaast zien we dat softwareleveranciers enorm in beweging zijn. Denk aan Oracle met hun nieuwe consolidatie-oplossing FCC, aan SAP met Group Reporting, maar ook aan traditionele niche-oplossingen zoals Vena, Anaplan en Board. Deze niche-oplossingen komen oorspronkelijk vanuit de planningshoek en proberen nu ook aan te haken bij de consolidatie- en rapportagevraagstukken. Dit is gerelateerd aan wat we in de markt zien bij selecties: een toenemende interesse in een combinatie van financiële planning en consolidatie & rapportage, regelmatig ook in combinatie met DWH/BI, en soms nog breder met onderwerpen als IFRS16, Account Reconciliation en S&OP.”

Teun Pieter: “Deze ontwikkelingen zien wij inderdaad ook terug bij de organisaties waarvoor wij het beheer van de financiële applicaties doen. Vooral de verdergaande integratieslagen hebben een grote impact. Waar wij voorheen konden volstaan met een half A4 met data van de financiële kalender, worden nu volledige RACI-modellen ingericht met een heel scala aan betrokken partijen. Vaak is dit een onderwerp dat pas aan het licht komt als het nieuwe systeem in productie gaat. Dit levert dan al direct een risico op voor het nieuw opgeleverde systeem.

Daarbij zie ik dat tijdens de beheerfase duidelijk blijkt dat het beheervraagstuk nog zwaar onderbelicht is tijdens selectie en implementatietrajecten. Hoe het systeem gebruikt gaat worden en hoe flexibel het moet zijn, heeft een hele wezenlijke impact op wat er mogelijk is in de beheerfase. Daarom pleit ik ervoor om hier al tijdens de selectiefase meer aandacht aan te besteden.”

Misvattingen rondom de cloud

Teun Pieter: “Daarnaast zijn er veel misvattingen rondom beheer en de cloud, die tijdens de selectie al getackeld kunnen worden. Zo is de ene cloud de andere niet is, er zijn verschillende soorten. Het is goed als mensen zich er al vroeg bewust van zijn welke cloud ze eigenlijk kiezen. Deze variaties hebben impact op het beheer en de flexibiliteit van het systeem. Zo moet je bij sommige cloudvarianten verplicht mee met upgrades, terwijl je bij anderen om uitstel kunt vragen. Dit kan grote gevolgen hebben, bijvoorbeeld als de geplande upgrade op een piekmoment in jouw financiële kalender valt.

Een andere grote misvatting is dat de cloudoplossing een losstaand element is. Je oplossing is echter altijd onderdeel van het totale IT-landschap, of het nu in de cloud staat of niet. Je zult dus ook moeten kijken naar de integratie met andere systemen en het beheer daarvan.”

Al vroeg nadenken over changes

Tom: “Dat klopt, ik zie ook dat er nog veel misverstanden rondom de cloud bestaan. Eén van de elementen waar we in de selectie wel al vaak naar kijken, is of de cloudoplossing ook een testomgeving biedt. De meeste mensen gaan ervanuit dat dit altijd zo is, maar er zijn een aantal oplossingen die alleen een development en een operationele versie bieden.”

Teun Pieter: “Fijn dat dat al meegenomen wordt in de selectie! Het ontbreken van een testomgeving heeft behoorlijk wat impact op het doorvoeren van changes. Sowieso is het verstandig om al vroeg het gesprek aan te gaan over de changeprocessen en het eigenaarschap van de applicatie. Wie mag welk proces initiëren?”

Steeds complexere selectie en beheer

Tom: “Door al deze trends wordt de selectie steeds complexer. In plaats van een workshop met het team van bijvoorbeeld de consolidatie-afdeling, hebben we nu te maken met diverse teams met elk hun eigen belangen en wensen. Ook de architectuur en datastromen van de ‘to be’-oplossing worden complexer, of de klant nu een platform kiest of meerdere oplossingen van verschillende leveranciers. Daardoor staan er al zoveel elementen op de agenda van het selectieproces, dat het lastig is om ook nog ruimte te vinden voor beheer.”

Teun Pieter: “Is dat niet juist een argument om ook de beheer-component meteen mee te nemen? Juist als je alle verschillende belangen naast elkaar zet, is beheer een interessante factor. Bovendien wordt het beheer zelf ook steeds complexer. ”

Ben je benieuwd of Tom en Teun Pieter het eens kunnen worden? Of wil je zelf meedoen aan de dialoog met deze experts?

Meld je aan voor het webinar ‘EPM toolselectie’ en stel al je vragen over selectie en beheer aan Tom en Teun Pieter. Ook gaan we tijdens dit webinar dieper in op de selectie-aanpak van Tom.