Hoe maak je een Financial Reporting Batch in HFM?

Elke maand maak je de financial reports, en elke maand stuur je die rond binnen de organisatie. Maar wat als je die als één Report Book automatisch naar de gewenste eindgebruikers wilt mailen? Dat kan met een Financial Reporting Batch. Hoe werkt dit binnen Oracle HFM, en hoe richt je het in?

Reporting Batch Oracle HFM

Is het mogelijk om iedere maand de afzonderlijke financial reports samen te voegen, en dit geautomatiseerd te mailen zodra de cijfers gefinaliseerd zijn? Dit was de vraag van één van onze klanten. Een vraag die we wel vaker krijgen, omdat de Financial Reporting Batch een minder bekende functionaliteit binnen HFM is.

Financial Reporting Batch binnen Oracle HFM en Financial Reporting

De standaard HFM en Financial Reporting functionaliteit biedt al een deel van de oplossing: hiermee kun je een Report Book creëren, wat je automatisch naar de gewenste eindgebruikers kunt laten sturen. Maar dan moet je nog wel iedere keer voordat het Report Book verstuurd kan worden nog de juiste periode selecteren.

Door ook de periode dynamisch te maken, kun je ervoor zorgen dat iedere maand de juiste Report Books bij de eindgebruikers bezorgd worden. Hiervoor maken we gebruik van een script dat vanaf de Financial Reporting module aangeroepen kan worden en maandelijks de juiste waarde voor de periode wegschrijft.

Hoe richt je een automatisch Report Book in?

Het inrichten van het geautomatiseerd samenvoegen en mailen van een Report Book vraagt dan ook om twee stappen, waar ik je in een tweeluik in meeneem. In deel 1 laat ik zien hoe een reguliere configuratie van een Financial Reporting Batch in zijn werk gaat, waarna we in deel 2 dieper in gaan op het dynamisch maken van de periode.

Het opzetten van een Financial Reporting Batch in Oracle HFM

In dit eerste deel van de blog gaan we dus aan de slag met het opzetten van een Financial Reporting Batch. Voor het aanmaken van zo’n batch moet je eerst bepalen welk rapport of combinatie van rapporten je per mail wilt versturen.

Opzetten reporting batch HFM

Creëer hiervoor een nieuw ‘Batch Reports for Scheduling’ document, door in de Reporting Repository (via de Explore knop) naar File -> New -> Document te gaan.

Maken reporting batch HFM

Selecteer vervolgens de gewenste rapporten/books en sla de zojuist gecreëerde batch op.

Rapporten selecteren Reporting Batch HFM

Zodra de batch succesvol is opgeslagen, zie je nu ook een item met als type de ‘Financial Reporting Batch’.

Nu de batch gedefinieerd is, kun je hem gaan inplannen. Ga hiervoor naar de Batch Scheduler (Navigate -> Schedule -> Batch Scheduler) en maak hier een nieuwe Batch Schedule aan.

Schedulen Reporting Batch HFM

Selecteer de zojuist aangemaakte Batch.

Definieer hier de Frequency en de initiële POV. In ons voorbeeld is de Period September.

Geef aan dat de output als pdf gemaild moet worden naar de desbetreffende eindgebruikers.

Selecteer de mailadressen van de gewenste ontvangers.

Mailadressen selecteren Reporting Batch HFM

Geef vervolgens aan of je een bevestiging wilt ontvangen als de mail verstuurd is.

Als je de batch succesvol hebt aangemaakt, is er een nieuwe regel te zien binnen de Batch Scheduler. Op de ingestelde datum zal er een mail verstuurd worden met daarin als bijlage de gewenste Reports/Books:

Automatisch mailen van Reporting Book met Financial Reporting Batch

Met bovenstaande stappen kun je automatisch het Reporting Book mailen via de Financial Reporting Batch in Oracle HFM. Dat scheelt elke maand handmatig samenvoegen en verzenden.

Helaas is bovenstaande configuratie statisch, waardoor je iedere maand opnieuw de Period waarde goed moet zetten voordat deze uitgevoerd kan worden. In Deel 2 van dit tweeluik over het Financial Reporting Batch laten we zien hoe we dit proces dynamisch kunnen maken. Op die manier kun je het volledig automatiseren, zodat je er geen omkijken meer naar hebt.

Meer automatiseren binnen Oracle HFM?

Heb je vragen over het verder automatiseren van jouw activiteiten binnen Oracle HFM? Bel met Reinder, 070 300 30 35 of stuur een mail, hij gaat graag op zoek naar een slimme oplossing.