Hoe zet je gerapporteerde periodes in FCCS op slot?

In een gerapporteerde periode nog cijfers wijzigen is een vervelende vergissing. Gelukkig kun je dit in FCCS eenvoudig voorkomen. Per entiteit kunnen eigenaren periodes ‘locken’. Je krijgt dan alleen wel te maken met validaties. Hoe ‘lock’ je de periodes succesvol?

Als je niet wilt dat data nog aangepast wordt door input of calculaties, kun je de entiteiten locken via een zogenaamde ‘Approval unit’. Dit voorkomt dat cijfers per ongeluk worden gewijzigd. Bij het locken van de data heb je de keuze om eerst een aantal validaties te doen. Dit helpt om de entiteiten succesvol vast te zetten.

Validaties bij het locken

Bij het gebruik van het standaardvalidatieformulier in FCCS voor het locken van approval units kan het onduidelijk zijn waarom het locken niet lukt. Bijvoorbeeld als de melding ‘failed: invalid data’ verschijnt. Waarom krijg je deze melding en wat kun je eraan doen?

FCCS voert twee checks uit

Als je een approval unit probeert te (un)locken, worden er door FCCS twee checks uitgevoerd;

  1. Is de data ‘impacted’? Met andere woorden, is de data niet opnieuw geconsolideerd na de laatste wijziging.
  2. Is de goedkeuringsstatus van de voorgaande of volgende periode correct?

Deze checks vragen om wat meer uitleg. Wat gebeurt er eigenlijk als we een basisentiteit proberen te locken?

Als we de basisentiteit proberen te locken (in dit geval voor November) krijgen we de volgende melding:

Als je op de roodomlijnde link klikt, krijg je de volgende melding te zien:

Vanaf dit punt kun je naar het onderliggende validatieformulier gaan. In dit voorbeeld is de periode ‘November’ ‘impacted’ en de voorgaande periode ‘October’ unlocked. Om in dit geval het issue op te lossen, moeten we eerst October locken en vervolgens November consolideren voordat we de entiteit succesvol kunnen locken voor November.

De kleuren in het validatieformulier

Maar wat zeggen de kleuren in het validatieformulier eigenlijk? De documentatie van Oracle is hierover erg summier, dus hierbij wat meer uitleg over de kleuren en de betekenis hiervan:

Blauw

  • Locked, kan niet unlocked worden, omdat de eerstvolgende periode(s) ’Locked’ zijn.
  • Oplossing: Unlock eerst de volgende periodes, in dit geval september.

Blank (FY18 Sep)

  • Locked, kan wel unlocked worden omdat de volgende periode ‘Unlocked’ is.

Blank (FY18 Oct)

  • Unlocked, kan wel gelockt worden, omdat voorgaande periode is gelockt en calculatiestatus <> ‘Impacted’.

Geel

  • Impacted, kan niet gelockt worden omdat calculatiestatus = Impacted (dit betekent dat er eerst geconsolideerd moet worden).
  • Oplossing: Draai de consolidatie.

Rood

  • Unlocked, kan niet gelockt worden, want de voorgaande periode is nog ‘Unlocked’.
  • Oplossing: Lock eerst de voorgaande periode(s).

Tip: draai de validatie apart

In plaats van de entiteit te locken, kun je de validatie ook eerst apart draaien door te klikken op de knop
Deze knop kun je vinden in de eerste schermprint naast de ‘refresh’ knop.
Als je op deze knopt drukt en de validatie ok is, zie je de melding ‘no additional approval required’. De entiteit kan nu succesvol worden gelockt.

Waarom het locken van periodes zo belangrijk is

Met bovenstaande stappen is het locken van periodes vrij eenvoudig te realiseren. Locken helpt je om de kwaliteit van de cijfers te managen en voorkomt dat data (per ongeluk) wordt gewijzigd. Kortom, het verbetert de betrouwbaarheid van je financiële rapportages.

Wil je de betrouwbaarheid van je financiële rapportages ook op andere manieren verbeteren? Ik praat er graag over verder, neem contact op via bert.dotinga@swapsupport.nl.