Smart View Tip: hoe maak je ‘cascading’ kopieën van je sheets?

Heb je ooit moeite gehad met het kopiëren van sheets vanuit Smart View? In onze serie van Smart View-tips delen we onze ervaringen, zodat je nog meer uit je Oracle-applicaties kunt halen. Dit keer kijken we naar de – vrij onbekende – functie van ‘cascading’ om kopieën te maken van je Smart View sheets. Waarom is deze functie zo handig, en hoe werkt het?

Als je ad hoc-sheets gebruikt, heb je wellicht de mogelijkheid gemist om je huidige sheet te kopiëren. Vaak wil je je huidige sheet houden, en doorgaan met een nieuwe sheet op basis van je huidige sheet. Helaas werkt het kopiëren van een sheet met de Excel-functionaliteit niet, simpelweg omdat Smart View de nieuwe sheet niet herkent als een Smart View sheet. Als je probeert om de gekopieerde sheet te vernieuwen, ontvang je de volgende waarschuwing:

Dit is natuurlijk heel vervelend. Als work-around slaan veel mensen het huidige Smart View-bestand op, om het vervolgens nogmaals te bewaren met ‘opslaan als’ zodat je met de basis en de data van het huidige bestand in een nieuw bestand kunt beginnen. Op deze manier voorkom je in elk geval dat je het Smart View-werkblad helemaal opnieuw moet maken.

Hoe kun je Smart View-sheets eenvoudig kopiëren met ‘Cascade’?

Gelukkig is er een oplossing. Het is goed om te weten dat er in Smart View een native functie beschikbaar is om eenvoudig (trapsgewijs) werkbladen te kopiëren: ‘Cascading’:

Cascade biedt je de functionaliteit om niet alleen je bestaande werkblad te kopiëren, maar ook om meerdere bladen te maken voor elk geselecteerde (POV)-member. Als je bijvoorbeeld je huidige blad ‘in cascade’ wilt hebben voor een reeks entiteiten of producten, wordt er een ad-hoc-blad gemaakt voor elk van de geselecteerde combinaties. Je kunt de sheets in hetzelfde bestand, een nieuw Excel-bestand of in verschillende Excel-bestanden ‘cascaden’.

Hoe werkt cascading binnen Oracle Smart View?

Laten we stap voor stap een cascade-kopie maken. We beginnen met een eenvoudig ad-hoc Smart View-blad:

Als we nu ‘Cascade’ kiezen, verschijnt er een pop-up waarin we kunnen kiezen voor welke members we ‘cascade’-sheets willen maken. Daarbij is het heel handig dat de POV-members in dit pop-upvenster automatisch worden gevuld met de members die zich in de POV van je bronpagina bevinden.

Als we voor elke dimensie één member kiezen, krijgen we één ‘cascaded’ werkblad. Met andere woorden, we maken gewoon een kopie van ons bronbestand:

Cascading kopieën van meerdere entiteiten

Ook kun je (bijvoorbeeld) meerdere entiteiten terug laten komen in je cascading kopieën, dit doe je heel eenvoudig bij Entity:

In het bovenstaande voorbeeld zie je ook direct hoeveel cascading werkbladen er worden gemaakt. In dit geval maken we er twee: één voor ‘Europa’ en één voor ‘Holding’.

Het resultaat is dan als volgt:

Zelfs Smart View heeft zijn beperkingen

Let op! Het is wel belangrijk om het aantal combinaties te beperken. Voorkom het selecteren van veel verschillende members tijdens de stap ‘Select Cascade-members’, omdat Excel-bronnen nu eenmaal zo hun beperkingen hebben. Te veel combinaties kan leiden tot een te hoog aantal potentiële cascade-sheets, waardoor Excel vastloopt. De oplossing? Plaats die dimensie in de rij of kolom van de sheet, om het aantal cascading sheets te beperken. In de praktijk zien we dat het creëren van meer dan 30 cascading werkbladen soms al te veel is voor Excel.

Bespaar tijd bij het kopiëren van Smart View-sheets

Als je ooit je huidige blad in Smart View hebt willen kopiëren – en wie niet? -, zal je aangenaam verrast zijn over hoe handig de ‘Cascading’-functie is. Met deze vrij onbekende functie maak je eenvoudig meerdere kopieën van je huidige sheet. Dit bespaart tijd en verhoogt de betrouwbaarheid van je ad hoc-bladen.

Meer Smart View tips?

In het volgende artikel nemen we de functie ‘Smart Form’ onder de loep. Nieuwsgierig naar andere tips om nog meer uit je Smart View te halen? Neem contact op met Bert via bert.dotinga@swapsupport.nl.