Waarom bedrijven de 3 lagen van beheer uitbesteden

Veel bedrijven besteden het beheer van hun financiële systemen uit. Soms gaat het dan alleen om applicatiebeheer. Maar steeds vaker besteden bedrijven alle lagen van beheer uit; zowel functioneel, applicatie als technisch beheer. Ook Endemol Shine doet dit. Waarom kiest een internationale organisatie als Endemol Shine hiervoor? En wat levert het op?

Veel financials en IT’ers hebben het over ‘beheer’, maar dit kan nog wel een tandje specifieker. Er zijn namelijk drie verschillende soorten beheer: functioneel beheer, applicatiebeheer en technisch beheer. Endemol Shine besteedt sinds kort al deze lagen van beheer uit aan Swap Support. Door deze optimalisatieslag kan Endemol efficiënter werken en meer uit SAP BPC halen.

Eén aanspreekpunt

Het grote voordeel van het uitbesteden van alle drie de lagen van beheer is dat je slechts één aanspreekpunt hebt. Voor een user is het soms lastig om in te schatten of een issue een functionele, applicatie of technische oorzaak heeft. Door alle lagen van beheer uit te besteden, hoeft de gebruiker hier niet over na te denken en kan hij of zij altijd naar het aanspreekpunt bellen. Die zorgt ervoor dat het opgelost wordt, waar de oorzaak ook zit.

Bij Endemol Shine is er bijvoorbeeld één aanspreekpunt voor de key-users rondom alle SAP BPC-gerelateerde zaken op de Amazon-omgeving. Tot volle tevredenheid van Robert Michel, Head Accounting & Reporting bij Endemol Shine: “Als er een probleem is met SAP BPC, dan wil ik één persoon kunnen bellen die het oplost. Neem vorige maand. Midden in de close werkte het systeem niet en is Swap Support gebeld. Ik hoefde zelf niets te doen, iedereen deed wat er was afgesproken, en midden in de nacht werd het opgelost. Voor die momenten doe je het; als tijdens een kritische rapportageperiode iets misgaat, waardoor de landen niet meer kunnen rapporten. Dan is deze service goud waard.”

Wat zijn de drie verschillende lagen van beheer?

Alle lagen van beheer uitbesteden kan jouw organisatie dus veel opleveren. Maar wat houdt elke laag in? En hoe ga je daar in de praktijk mee om?

De 3 lagen van beheer

De 1e laag: Functioneel beheer

Deze eerste laag van beheer richt zich vooral op de gebruiker. Als eerste aanspreekpunt voor de eindgebruiker zorgt deze vorm van beheer ervoor dat de vraag op de juiste plek neergelegd wordt, waardoor gebruikers niet na hoeven te denken waar hij of zij iets moeten beleggen.

Ook bij Endemol Shine is dit het geval. Nadat het issue of de vraag door het aanspreekpunt geanalyseerd is, wordt deze doorgezet naar de juiste persoon. Dit kan binnen Swap Support zijn, maar ook binnen Endemol Shine. Als een vraag bijvoorbeeld gerelateerd is aan de uitleg van de cijfers of de financiële aansluiting wordt deze belegd bij het finance team. Maar het kan ook zijn dat een account-aanvraag doorgezet wordt naar het acces management van Endemol Shine. Functioneel beheer loopt waar nodig vloeiend over in applicatiebeheer.

Voorheen kwamen al deze gebruikersvragen en issues in eerste instantie bij het finance team te liggen. Nu wordt het finance team ontlast en kan het zich richten op de reguliere financiële activiteiten.

De 2e laag: Applicatiebeheer

Deze tweede vorm van beheer draait om het oplossen van functionele incidenten en inhoudelijke vragen van gebruikers over de mogelijkheden of de werking van hun applicatie.

Endemol Shine besteedt al jaren een deel van deze vorm van beheer uit aan Swap Support. Denk aan training, optimaal inrichten van de applicatie en het (tijdelijk) waarnemen van de rol als functioneel beheerder, waar vaak ook een fors deel applicatiebeheer onder valt. “We hebben goede medewerkers met veel kennis, maar die lopen ook tegen de grenzen van hun kennis en kunde aan. Ze kunnen nu eenmaal niet alles. Dan is het fijn om te kunnen sparren met de specialisten van Swap Support. Soms kunnen we het daarna zelf oppakken, soms lost Swap het op. Daarnaast voorkomen we hiermee dat onze eigen beheerder zoveel vragen krijgt, dat hij niet meer aan zijn reguliere finance taken toekomt,” vertelt Robert.

Bij deze laag van beheer draait het om de applicatie zelf. Hoe hou je de performance goed? Hoe zorg je dat de database niet overvol raakt? En hoe los je issues en incidenten op? “De data moet van de juiste kwaliteit en tijdig beschikbaar zijn, anders kun je niets als finance,” stelt Robert. “Voor de inhoud van de data ben je als finance community verantwoordelijk, maar als de dataflow niet loopt, dan zit je vast. Je wilt voorkomen dat de data te laat is, waardoor je rapportagedeadlines niet haalt, of dat de kwaliteit niet goed is, waardoor je als groep nog aanpassingen moet maken.”

De gewenste dataflow ontstaat door het verbeteren van zowel de applicatie als de processen. “Het gaat niet alleen om het verbeteren van SAP BPC, maar om de combinatie met de procesverbeteringen. Zo hebben we bijvoorbeeld een duidelijke afsluitagenda opgesteld, zodat de landen weten wanneer ze wat moeten opleveren,” gaat Robert verder.

De 3e laag: Technisch beheer

Bij technisch beheer ligt de focus op het soepel laten functioneren van de applicatie binnen de gekozen omgeving. Deze omgeving kan een eigen platform zijn, een cloudomgeving zoals Amazon of het Swap Support platform. Binnen al deze omgevingen is technisch beheer met specialistische kennis nodig om de applicatie goed en stabiel te houden. Verrassend genoeg denken veel mensen dat binnen een cloudomgeving geen technisch beheer meer nodig is. Ook in een cloudomgeving blijft technisch beheer echter nodig, soms zelfs nog meer omdat je te maken hebt met grote partijen zoals Amazon.

Bij Endemol Shine draait de SAP BPC applicatie binnen de Amazon cloud. Het volledige technische beheer is uitbesteed, wat betekent dat Swap Support zorgt voor de patching, monitoring & opvolging en het oplossen van technische incidenten. Dit technisch beheer is 24 uur per dag actief en zorgt dat technische storingen direct opgepakt worden.

Meer details over het uitbesteden van het technisch beheer bij Endemol Shine lees je in het artikel ‘Technisch beheer van SAP BPC op Amazon bij Endemol Shine.’

Welke voordelen levert uitbesteden van je beheer op?

Het uitbesteden van alle soorten van beheer levert je veel op. In de praktijk zien we dat organisaties veel voordelen ervaren. Het beheer wordt efficiënter en soepeler. Samen zorgen we voor een betrouwbaar systeem, waar gebruikers op kunnen bouwen. En doordat je 24 uur per dag toegang hebt tot de juiste specialist, is de continuïteit van je financiële proces geborgd. Dat geeft rust, zeker tijdens de pieken van je financiële kalender.

Meer weten over flexibele support en hosting van jouw EPM-systeem?

In de praktijk vinden veel organisaties flexibiliteit en service op maat belangrijk. De wensen zijn vaak afhankelijk van de in-house kennis en capaciteit, de gewenste reactie- en oplostijden en de financiële kalender van de organisatie. Wij hebben daarom gekozen voor een flexibel servicemodel, waardoor je op- of af- kunt schalen als de situatie binnen jouw organisatie verandert. Neem contact op met Julia en ontdek de mogelijkheden voor jouw EPM-systeem.

Benieuwd waarom andere bedrijven hosting of EPM-support hebben uitbesteed bij Swap Support? Lees ook:

Hoe scoort jouw close?
Benieuwd naar de score van jouw maandafsluitingsproces? Doe onze test en ontdek in 10 minuten hoe jouw maandafsluitingsproces ervoor staat.